Bedeutung von Account Reconciliation (“ Kontenabstimmung „)
Die Abstimmung ist ein Prozess in der Buchhaltung, bei dem zwei Datensätze, in der Regel interne und externe, überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Zahlen korrekt sind und übereinstimmen.
Die Kontenabstimmung ist sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen nützlich.
Die Abstimmung von persönlichen Scheckbüchern und Kreditkartensalden durch den Abgleich von Schecknummern, Kreditkartenbelegen und Bank- und Kreditkartenabrechnungen kann helfen, die finanzielle Gesamtsituation einer Person zu beurteilen.
Für Unternehmen ist der Kontenabgleich sogar noch wichtiger. Die Abstimmung der Unternehmensfinanzen gewährleistet die Übereinstimmung von Mittelzuflüssen/-abflüssen mit der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung. Der Kontenabstimmungsprozess eines Unternehmens kann so einfach sein wie der Abgleich des Hauptbuchs mit dem Kontoauszug. Weitere Beispiele für den Kontenabgleich sind:
- Abgleich zwischen externen Bank- und Anlagekonten
- Abgleich der Daten von Debitorenbuch und Nebenbuch
- Abgleich von Haupt- und Nebenbuchdaten der Kreditorenbuchhaltung
- Abgleich von konzerninternen Verbindlichkeiten und Forderungen
- Abgleich der Angaben zum Anlagevermögen zwischen den Jahresabschlüssen
Die Abstimmung in der Unternehmensbuchhaltung erfordert methodische Systeme zur Verwaltung aller Transaktionsdatensätze, wie Rechnungen, Zahlungseingänge und Kontoauszüge. Sie ist Teil des Buchhaltungsabschlusses, der in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird.
Gründe für Unstimmigkeiten bei der Kontenabstimmung
Die Kontensalden der verglichenen Belege können aus vier Gründen nicht übereinstimmen: Fehler bei der Dateneingabe, Verfahrensfehler, zeitliche Unterschiede und Betrug.
Fehler bei der Dateneingabe
Es hat sich gezeigt, dass die Fehlerquote bei der Rohdateneingabe ohne anschließende Überprüfungsschritte bei bis zu 4 % liegt. Zum Vergleich: Auf fünf Eingaben kommen 2 Fehler. Diese signifikant hohe Zahl kann selbst kleine Datensätze betreffen. In einem Experiment aus dem Jahr 2009 wurde festgestellt, dass Datenerfasser bei der Verarbeitung von Daten aus dreißig Datenblättern bis zu 10,23 Fehler machen.
Diese Fehler können auf menschliche Faktoren wie Erschöpfung, Nachlässigkeit, Unwissenheit oder Apathie zurückzuführen sein. Sie können auch durch Fehler in den Formeln entstehen, die für die Berechnung der verschiedenen Buchungsgrößen verwendet werden.
Verfahrensbedingte Fehler
Wenn ein Geschäftsprozess viele Schritte umfasst, kann sich jeder Verfahrensfehler in einem der Schritte zu größeren Fehlern auswachsen, die schwer zu erkennen sind, wenn sie nicht rechtzeitig kontrolliert werden. Ein klassisches Beispiel für einen mehrstufigen Prozess ist die Rechnungsbearbeitung. Die Rechnungsbearbeitung umfasst nicht nur die Organisation des Geldflusses, sondern auch den Umgang mit Verkäufern und Lieferanten, um einen reibungslosen und rechtzeitigen Beschaffungsprozess zu gewährleisten.
An dem gesamten Prozess sind mehrere Akteure beteiligt, und selbst bei hervorragender Koordinierung können bei jedem einzelnen Schritt Fehler auftreten, die zu Abstimmungsproblemen führen.
Zeitliche Unterschiede
Die Termine für die Bearbeitung der Rechnungen und den Eingang der tatsächlichen Zahlung können manchmal voneinander abweichen. Bei Scheck- oder Barzahlungen sind diese Unterschiede zwar größer, aber die jüngsten Trends bei Online-Überweisungen haben dieses Problem etwas entschärft.
Betrug
Betrug kann sowohl intern als auch extern erfolgen und das Abzweigen von Geld aus einer internen oder externen Quelle beinhalten, was am Ende des Tages zu Abstimmungsproblemen führen kann.
Die sorgfältige Beachtung von Details und die Einbeziehung mehrerer Akteure in den Kontoabstimmungsprozess können dazu beitragen, Betrug zu minimieren.