Mehr Menschen als je zuvor arbeiten aus der Ferne, von kleinen Unternehmen bis hin zu riesigen Technologiekonzernen. Für viele Unternehmen hat die Telearbeit erstaunliche Möglichkeiten eröffnet, den Talentpool zu erweitern und neue Zielgruppen zu erreichen. Fernarbeit bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, und die Möglichkeit der Selbstbedienung durch die Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung.
Eine der größten Herausforderungen für Remote-Mitarbeiter sind Datensilos. Wenn Unternehmensinformationen nicht gut verwaltet werden, können sie in verschiedenen Abteilungen stecken bleiben und für Mitarbeiter außerhalb der jeweiligen Abteilung unzugänglich sein. In einem Büro vor Ort befinden sich die meisten Informationen im selben Gebäude, aber in einem entfernten Büro können sich wichtige Unternehmensinformationen auf einem Computer befinden, der meilenweit von Ihnen entfernt ist.
Natürlich ist es keine gute Idee, Firmenwissen physisch auf einem Computer zu speichern. Aber es ist auch nicht unbedingt eine gute Idee, Ihre Inhalte in einem beliebigen Cloud-basierten Ordner zu speichern. Cloud-Laufwerke können sehr schnell und sehr leicht überladen und mit Inhalten überfrachtet werden. Wenn Sie den Namen einer Datei vergessen, ist es schwer, sie wiederzufinden. Und die Menge der Inhalte, die große Unternehmen erstellen, macht es unmöglich, den Überblick zu behalten.
Selbst wenn ein Dokument bereits vorhanden ist und Ihre Mitarbeiter es nicht finden können, werden sie es wahrscheinlich einfach neu schreiben. Das kostet Zeit und birgt die Gefahr von Fehlern. Was können Sie also tun, damit Ihre Mitarbeiter im Außendienst erfolgreich arbeiten können? Alles beginnt mit der Selbstbedienung der Mitarbeiter.
Lösen Sie Datensilos auf
Informationen können sich an vielen verschiedenen Orten befinden:
- CRMs
- Cloud-Laufwerke
- Tabellenkalkulationen
- Emails
- Festplatten
- Projektverwaltungssoftware
- Firmen-Chats
Diese Systeme sind in vielerlei Hinsicht hilfreich, aber wenn wir sie zum Speichern unserer Informationen verwenden, können diese schnell in Silos verschwinden. Ein Projekt befindet sich in einer Tabellenkalkulation, ein anderes in einem E-Mail-Thread. Dadurch wird der Zugriff auf das Unternehmenswissen unglaublich schwierig. Und die Mitarbeiter verschwenden Zeit mit der Suche nach Informationen.
Der erste Schritt besteht also darin, herauszufinden, wo das Unternehmenswissen gespeichert ist, und Ihr Unternehmen von diesen verschiedenen Stellen zu befreien.
Eine einzige Quelle der Wahrheit einrichten
Sobald die Informationssilos beseitigt sind, ist es an der Zeit, einen einfachen, sicheren Ort für alle Informationen Ihres Unternehmens einzurichten. Dies wird als „Single Source of Truth“ bezeichnet.
Um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, benötigen Sie ein System, das:
- komponentenbasiert ist (nicht seiten-, dokument- oder dateibasiert)
- eine Wiederverwendung durch Verknüpfung über Abteilungen oder das gesamte Unternehmen hinweg ermöglicht
- das Unternehmenswissen zentral verwaltet
Eine Wissensdatenbank ist der perfekte Ort, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen. Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden können eine Wissensdatenbank zur Selbsthilfe nutzen, was sie zu einer sinnvollen Investition macht.
Gewährleistung der Sicherheit durch sicheren Zugang
Da die Mitarbeiter von außerhalb auf alle Informationen online zugreifen, ist es wichtig, die Sicherheit der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einrichtung autorisierter Benutzeranmeldungen für Ihre Wissensdatenbank.
Auf diese Weise können potenzielle und bestehende Kunden auf die von ihnen benötigten Inhalte zugreifen, während die Mitarbeiter Zugang zu sicheren internen Inhalten haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensdatenbank über Anmeldefunktionen verfügt, damit Sie einen sicheren Zugang einrichten können.
Fazit
Die Arbeit an entfernten Standorten bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, aber Ihr Unternehmen kann davon profitieren, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Selbstbedienung geben.