Gut geplant – sicher ans Ziel mit Gruppenflügen
Die Organisation von Gruppenreisen ist vor allem für eher Unerfahrene mitunter eine sehr komplexe und anspruchsvolle Aufgabe. Vor allem, wenn es um die Planung, Organisation und Durchführung von Gruppenflügen geht. Doch mit Zielstrebigkeit und der richtigen Herangehensweise lässt sich dieser Prozess stressfrei und effizient gestalten.
Diese und weitere Arten von Gruppenreisen bzw. Gruppenflügen gibt es:
Firmenreisen:
Ganz gleich, ob Teamevents, Reisen zu externen Firmenstandorten, Meetings mit potenziellen Geschäftspartnern oder Kunden – Firmenreisen können unterschiedlich und insgesamt sehr vielseitig sein.
Schul- und Bildungsreisen:
Immer häufiger werden Klassenfahrten an Schulen als Gruppenflüge geplant. Auch bei Universitäten oder anderen Bildungsanbietern erfreuen sich derartige Travel-Highlights großer Beliebtheit.
Sport- und Vereinsreisen:
Trainingscamps, Vereinsreisen oder Mannschaftstouren werden häufig mit dem Flieger durchgeführt. Vor allem, wenn es darum geht, internationale Wettkämpfe oder Spiele auszutragen.
Religiöse Pilgerreisen:
Während es einerseits Pilgerwanderungen „auf Schusters Rappen“ gibt, gehören längst auch Pilgerreisen mit dem Flugzeug zum guten Ton in Glaubensgemeinschaften.
Private Gruppenreisen:
Wer mit Freunden, Bekannten, mit der Familie oder mit dem Partner verreist, macht dies angesichts der immer attraktiver werdenden Angebote seitens der Reiseanbieter gerne mit dem Flieger.
Sie alle haben eines gemeinsam: Es handelt sich um Gruppenreisende, die nicht nur Aufregendes erleben, sondern außerdem gut und sicher am Ziel ankommen wollen.
Beachtenswertes bei Flugreisen in größeren Gruppen
Es empfiehlt sich, mit der Planung der Gruppenreise so früh wie möglich zu beginnen, idealerweise mehrere Monate im Voraus. So ergibt sich ausreichend Zeit für die Koordination aller Details und bietet die besten Chancen für günstige Flugtarife sowie insbesondere für die Verfügbarkeit von Sitzplätzen für alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe.
Noch vor der Buchung der Flugreise sollten die spezifischen Anforderungen und Präferenzen der Gruppe eruiert werden. So zum Beispiel auch mit Blick auf Faktoren wie das Reisedatum, Abflug- und Zielflughäfen, Flugzeiten, Budgetbeschränkungen und eventuelle Zusatzleistungen wie Gruppenrabatte oder Sondermahlzeiten. Zu welchem Kostenaufwand können Taschen und ergobag Schulranzen im Rahmen von Schulreisen per Flugzeug mitgenommen werden? Auch dies ist ein Aspekt, den es im Vorfeld der Reise zu klären gilt.
Vorausschauend agieren – für eine erfolgreiche Gruppenflugreise
Erfahrungsgemäß bieten viele Fluggesellschaften spezielle Tarife und Rabatte für Gruppenbuchungen an. Dank dieser Möglichkeit lassen sich Kosten teils um ein Vielfaches reduzieren und im Zuge dessen das zur Verfügung stehende Budget der Gruppe bestmöglich ausschöpfen. Außerdem macht es Sinn, schon im Vorfeld über zusätzliche Leistungen wie kostenlose Gepäckaufgabe oder Sitzplatzreservierungen zu verhandeln. Ein gewisses Maß an Flexibilität trägt überdies dazu bei, günstigere Tarife zu finden. Wer bereit ist, auch alternative Reisedaten zu nutzen, kann zusätzlich bares Geld sparen.
Geld sparen – und alle profitieren
Zahlungsprozesse können erheblich vereinfacht werden, indem sämtliche Buchungen für Gruppenflüge konsolidiert und eine einzige Zahlung vorgenommen wird. Dies erleichtert die Verwaltung der Finanzen und reduziert den Verwaltungsaufwand für die Organisatoren bzw. Unternehmen. Zum Beispiel auch bei Geschäftsreisen und Teamevents. Die Erfahrung macht deutlich, dass es helfen kann, alle Mitglieder der Gruppe regelmäßig über den Stand der Buchungen und die Reisepläne auf dem Laufenden zu halten. Kommunikation ist alles.
Trotz sorgfältiger Planungen können durchaus unvorhergesehene Ereignisse auftreten. Daher sollte ein Plan B zur Verfügung stehen, um bei möglichen Verspätungen, Stornierungen oder anderen Zwischenfällen die Auswirkungen auf die Gruppe zu minimieren bzw. abzufedern.