Es ist gelegentlich empfehlenswert, sich von alten Aktenordnern und angesammelten Dokumenten zu trennen. Dabei gibt es jedoch einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen. Im folgenden Artikel bieten wir Ihnen nützliche Ratschläge und Informationen darüber, wie Sie Ihre Unterlagen am effektivsten entsorgen und welche Punkte dabei besonders wichtig sind.
Aktenmanagement als Voraussetzung für eine sichere und effiziente Aktenentsorgung
Ein effizientes Aktenmanagement beginnt mit der systematischen Organisation der Dokumente. Ungeordnetes Sammeln von Papieren führt oft zu einem Durcheinander, bei dem unklar ist, welche Unterlagen bewahrt werden müssen und welche bedenkenlos entsorgt werden können. Eine strukturierte Vorgehensweise, bei der die Unterlagen nach Themen und chronologisch sortiert werden, erleichtert das Auffinden relevanter Dokumente erheblich.
Für diejenigen, die sich von der Menge an Papieren überwältigt fühlen, kann die Inanspruchnahme eines Büroorganisationsberaters eine große Hilfe sein. Diese Experten stehen bereit, um Unterstützung zu bieten, insbesondere wenn man sich inmitten von Aktenstapeln und Ordnern überfordert fühlt.
Was ist bei der Aktenvernichtung zu beachten?
Es herrscht häufig die Fehlannahme, dass das einfache Wegwerfen von Papierdokumenten mit persönlichen Informationen ausreichend ist. Dies ist jedoch ein gravierender Fehler, da der Verantwortliche für die Datenverarbeitung sicherstellen muss, dass diese Informationen nicht in fremde Hände fallen. Daher ist es entscheidend, Papier als Datenträger so zu zerstören, dass eine Rekonstruktion des Inhalts unmöglich wird. Der Datenschutz muss nicht nur bei digitalen Daten, sondern auch bei auf Papier basierenden Informationen beachtet werden. Dabei sind nicht nur persönliche Daten schützenswert, sondern auch unternehmensinterne Informationen, wie beispielsweise Reportings. Bei der Entsorgung müssen daher verschiedene Arten von Daten in Betracht gezogen werden.
Einige Berufsgruppen benötigen einen spezialisierten Dienstleister
In Berufen wie Notaren, Ärztinnen und anderen, wo ein hohes Maß an Berufsgeheimnis erforderlich ist, empfiehlt es sich, die Aktenvernichtung von spezialisierten Dienstleistern durchführen zu lassen. Dabei ist aus Datenschutzgründen nicht nur auf Schutzklassen und Sicherheitsstufen zu achten, sondern es sind auch zusätzliche Aspekte zu berücksichtigen. So erfordert die Beauftragung externer Stellen zur Datenvernichtung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV), da die Datenvernichtung laut Datenschutzgrundverordnung ebenfalls als Verarbeitung gilt. Trotz Übergabe der Daten bleibt die datenschutzrechtliche Verantwortung beim Auftraggeber, der die Vorgaben der DSGVO erfüllen muss. Außerdem müssen bei externen Dienstleistern sowohl die Vernichtungsprozesse als auch die Maschinen den DSGVO-Standards entsprechen, die durch DIN-Normen festgelegt sind.
Die Sicherheitsstufe der Akten
Die Zerstörung von Akten und Daten muss abhängig von ihrem Schutzbedarf erfolgen, wobei verschiedene Regeln und Vorgaben beachtet werden müssen. In Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit existieren spezielle Sicherheitsstufen für Akten und Daten, die sich durch den erforderlichen Wiederherstellungsaufwand unterscheiden. Diese Sicherheitsstufen sind in drei Kategorien gegliedert:
– Stufe 1 betrifft firmeninterne Informationen wie Produktlisten.
– Stufe 2 umfasst vertrauliche Daten, einschließlich Personal-, Steuerdaten und Bilanzen.
– Stufe 3 bezieht sich auf höchst vertrauliche Informationen wie Forschungs- oder Gesundheitsdaten.
Personenbezogene Daten fallen unter Stufe 3, da sie besonders sensibel sind. Ihre Vernichtung muss so erfolgen, dass eine Wiederherstellung entweder unmöglich oder nur mit erheblichem Aufwand möglich ist. Ein passender Aktenvernichter kann dabei unterstützen.
Fazit
Wenn Sie sich für einen Aktenvernichter entscheiden, ist es ratsam, sich an den DIN-Normen zu orientieren. Die DIN 66399 bietet verschiedene Sicherheitsstufen für Aktenvernichter und entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).